(Berufs)Schulzeugnisse
Der Archivverbund verwahrt Zeugnisse (idR. als Kopie oder Zweitschrift) der Grundschulen, Mittel- bzw. Oberschulen, der Erweiterten Oberschulen EOS, Gymnasien sowie Berufsschulen („Facharbeiterzeugnisse“) aus dem Kreisgebiet, sofern diese nicht bei den Schulen verblieben oder an das zuständige Gemeindearchiv abgegeben wurden.
Abschluss- und Abgangszeugnisse unterliegen gemäß VwVAusSchul des Freistaats Sachsen vom 07.10.2004 einer Aufbewahrungsfrist von 50 Jahren, alle anderen Zeugnisse einer Frist von 20 Jahren ab Ausstellung. Nach Ablauf dieser Frist werden die Zeugnisse von uns datenschutzkonform vernichtet.
Um eine Kopie eines Zeugnisses von uns zu erhalten, benötigen wir folgende Angaben schriftlich (Email oder Brief) von Ihnen:
- Vor- und Nachname zum Zeitpunkt der Zeugnisausstellung
- Geburtsdatum
- Name und Ort der Schule
- ggfs. Lehrberuf
- Jahr des Abschlusses / der Zeugnisausstellung
- Abschlussklasse / Kurs (optional)
- Lehrbetrieb (optional)
- Jetziger Vor- und Nachname
- Eine Vollmacht, falls Sie die Zeugniskopie einer dritten Person erhalten möchten
- Aktuelle Anschrift zum Versand der Kopie und der Rechnung
- Eine Aussage, ob für die Zeugniskopie eine Beglaubigung benötigt wird
- Eine formlose Übernahmeerklärung der anfallenden Gebühren. Recherchen nach und Kopien von Zeugnissen werden nach der Verwaltungskostensatzung des Landkreises Sächsische Schweiz-Osterzgebirge abgerechnet
- Eine Telefonnummer für Rückfragen
Auf Grund des Hochwassers 2002 kann es leider zum Verlust einiger Zeugnisbestände gekommen sein.
Klassenbücher
Der Archivverbund verwahrt Klassenbücher der Grundschulen, Mittel- bzw. Oberschulen, der Erweiterten Oberschulen EOS, Gymnasien sowie Berufsschulen aus dem Kreisgebiet, sofern diese nicht bei den Schulen verblieben oder an das zuständige Gemeindearchiv abgegeben wurden.
Klassenbücher unterliegen gemäß VwVAusSchul des Freistaats Sachsen vom 07.10.2004 einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Angesicht ihrer großen physischen Masse und des geringen dauerhaften Informationswertes wird nach Ablauf dieser Fristen nur ein sehr kleiner Teil der Klassenbücher für die dauerhafte Archivierung ausgewählt (idR. 1-2 Bücher alle 10 Jahre pro Schule). Der große Rest wird zeitnah datenschutzkonform vernichtet.
Verwendung von Klassenbüchern für Klassentreffen
Immer wieder werden Klassenbücher für die Benutzung im Zusammenhang mit Klassentreffen angefragt. Leider kann solchen Benutzungswünschen nur in sehr eingeschränktem Maße nachgekommen werden.
Gemäß Archivgesetz für den Freistaat Sachsen § 10 Absatz 1 gelten für „Archivgut, das sich seiner Zweckbestimmung oder seinem wesentlichen Inhalt nach auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht“ Schutzfristen von 10 Jahren nach dem Tod der betroffenen Personen, hilfsweise 100 Jahren nach der Geburt. Durch namentlich zuordenbare Einträge von unentschuldigtem Fehlen, Verweisen, Versäumnissen bis hin zu Betrugsversuchen sowie (zu DDR-Zeiten) Mitgliedschaften in Massenorganisationen der jeweiligen Schüler handelt es sich bei Klassenbüchern eindeutig um personenbezogenes Archivgut. Mithin unterliegen Klassenbücher dieser archivischen Schutzfrist und sind nicht ohne weiteres benutzbar.
Nach § 10 Absatz 5 ist „Bei personenbezogenem Archivgut […] eine Verkürzung [von Schutzfristen] nur zulässig, wenn die Benutzung für ein konkretes Forschungsvorhaben oder zur Wahrnehmung berechtigter Belange einer anderen Person oder öffentlichen Stelle erforderlich ist und wenn das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens oder die berechtigten Belange einer anderen Person oder öffentlichen Stelle die schutzwürdigen Belange der Person, auf die sich das Archivgut bezieht, überwiegen.“ Zwar kann die Benutzung eines Klassenbuches für ein Klassentreffen als berechtigter Belang eingestuft werden, jedoch ist ein Überwiegen dieses Interesses gegenüber den Interessen der Betroffenen an Schutz ihrer sensiblen persönlichen Informationen nicht zu erkennen. Eine Verkürzung der personenbezogenen Schutzfristen für Klassenbücher zur Benutzung im Rahmen von Klassentreffen ist also leider zu versagen. Diese Entscheidung stimmt auch mit der Stellungnahme des sächsischen Datenschutzbeauftragten zu den noch bei den Schulen befindlichen Klassenbüchern überein.
Einzige, wenngleich sehr aufwendige, Möglichkeit auf uneingeschränkte Benutzung eines Klassenbuches für Klassentreffen gemäß Archivgesetz für den Freistaat Sachsen bietet nach § 10 Absatz 4 die schriftliche Einwilligung bzw. der Todesnachweis aller Betroffenen, dh. aller im Klassenbuch erwähnten damaligen Schüler. Sollte ein Betroffener bereits verstorben, jedoch die 10 Jahresfrist nach seinem Tod noch nicht abgelaufen sein, geht das Recht auf Einwilligung auf den überlebenden Ehegatten oder eingetragenen Lebenspartner, nach dessen Tod auf die geschäftsfähigen Kindern der betroffenen Person und, wenn weder ein Ehegatte noch Kinder vorhanden sind, auf die Eltern der betroffenen Person über.
Davon unabhängig kann der Archivverbund im Einzelfall für Klassentreffen auf Anfrage gebührenpflichtige Kopien der Schülerlisten aus noch vorhandenen Klassenbüchern zur Verfügung stellen. Bestimmte Felder, wie etwa die Mitgliedschaft in Massenorganisationen der DDR, sind in den Kopien allerdings immer geschwärzt.